Qu'est-ce qu'un dossier documentaire ?

• Définition

Pour reprendre Jean-Philippe Accart, le dossier documentaire est un "ensemble structuré d'informations de nature différente, permettant de faire le tour d'un sujet, et de disposer d'informations précises et factuelles sur ce sujet"

C'est donc un ensemble de documents regroupant des informations sur une thématique. Il est utilisé dans le but de renseigner à la fois l'usager l'externe¹ des personnes en recherche d'informations, et l'usager interne², le documentaliste, qui a pour mission de faciliter l'accès à l'information.

• Sa composition

Le dossier se doit d'être présenté sous une forme cohérente, structurée et claire puisqu'il est en fait la synthèse d'une thématique. Ainsi, les informations qui y sont regroupées sont rigoureusement sélectionnées, et actualisées pour en faire un dossier cohérent. 
Il est composé à la fois de documents primaires et secondaires³, lui donnant la valeur de document "tertiaire"⁴, un produit documentaire. (voir cours 3)
Il peut être électronique, pour faciliter sa lecture. Il est alors organisé en plusieurs parties pour assurer une navigation fluide. 

La synthèse documentaire, élément important du dossier documentaire

Elle fait souvent partie d'un dossier documentaire, et peut avoir plusieurs formes ; "texte, exposé oral, image, panneaux d'exposition..." (ADBS) elle condense "l'information contenue dans un ensemble de documents primaires" (AFNOR).

• Un produit qui nécessite des compétences particulières pour sa mise en œuvre

C'est un produit essentiel pour l'accès à l'information, très utilisé par les usagers externes, mais qui demande un temps de recherche conséquent pour être constitué.
De plus, étant porté sur l’actualité, il devient rapidement inexploitable. C'est pour cette raison qu'il doit être réactualisé très régulièrement. Quand cela n'est pas possible, on procède à son archivage⁵. Enfin, il demande à être structuré en un plan rédactionnel⁶ pour faciliter sa lecture. 

Quelle est la différence entre un dossier documentaire et un dossier de synthèse ?

Le dossier de synthèse à la différence du dossier documentaire demande un travail permanent de réécriture et d'actualisation alors que le dossier documentaire se résume à un ensemble de documents pertinents sélectionnés. (source : enssib)

En conclusion, grâce à sa valeur de condensation, la synthèse documentaire permet l'accès rapide à la connaissance d'un sujet donné. 

Les types de dossiers documentaires

- Le "dossier outil", crée par le documentaliste en fonction d'une thématique pour faciliter la recherche d'informations pour les usagers et pour les documentalistes eux-mêmes.
Composé de documents divers, les "informations y sont mises à jour régulièrement" pour garantir la pertinence du dossier. Ils font partie intégrantes du fonds documentaire.

- Le "dossier produit" : C'est un "document finalisé" qui "est conçu pour répondre à une demande concrète formulée par un utilisateur." (Source : http://eticinfo.free.fr/les_dossiers_doc/?q=taxonomy/term/11) Il est associé au produit marchand s'inscrivant dans une démarche qualité, et valorisé dans le cadre d'actions et marketing.

Exemples : La fiche produit d'un article.

- Le dossier documentaire électronique : Sous sa forme électronique, liste de références, produit complet, consultable en ligne ou en téléchargement. 

Exemples : - Vous pouvez retrouver sur ce lien des dossiers documentaires réalisés par les médiathèques ouest Provence.
- Ce blog est par exemple un site concret de dossier électronique. 

Autres dossiers : - Dossier presse : "Le dossier de presse est un support de communication externe, essentiellement destiné aux médias (presse papier et internet, télévision)." (source : Hubspot)

- Dossier thématique : C'est "un regroupement d'articles et de ressources autour d'un même sujet. Il permet d'avoir rapidement un portrait des résultats de recherches et des questionnements associés à ce thème." (source : CTREQ)

- Dossier projet :  "Lorsqu’un porteur de projet souhaite créer une entreprise, il est amené à présenter son projet à différentes personnes susceptibles de jouer un rôle plus ou moins important dans sa démarche. Le projet est souvent synthétisé dans un dossier de présentation de projet également appelé « plan d’affaires »." (source : valoxy)

Comment créer un dossier documentaire, et avec quels outils ?

• Des étapes indispensables à respecter

1) Cerner le sujet du dossier, ses mots-clés...
2) Travail de recherches : collecte d'informations, de documents.
3) Trier les documents : comme dit précédemment, il faut sélectionner les documents les plus pertinents au regard de la thématique.
4) Travail de rédaction et de structuration des informations pour rendre le dossier le plus lisible, et compréhensible possible.

• Des outils en ligne pour élaboration de dossiers documentaires.

Jimbo, Netvibes (voir cours 7) et Pearltrees sont des outils permettant l'élaboration de dossiers documentaires.

Glossaire

¹Usager interne : documentaliste
²Usager externe : un public extérieur en recherche d'informations.
³Documents primaires et secondaires :
⁴Document tertiaire : "Le document tertiaire résulte d'une analyse de l'information, d'un traitement documentaire (prise de notes), et procède d'une production documentaire. Il consiste en la condensation du contenu d'un ou de plusieurs documents primaires ou d'un propos oral, d'une conférence, d'une réunion..." (source: wikinotions)
⁵Archivage : "L’archivage est l’action d’archiver. C’est l’ensemble des techniques et moyens employés pour recueillir, classer, conserver et exploiter des documents jusqu’à leur destruction éventuelle." (source : arcalys)
⁶Plan rédactionnel : "Le plan d'un texte rédigé est sa structure : comme le sommaire ou la table des matières d'un livre, il s'agit de l'ensemble des parties du texte, leur articulation entre elles, c'est-à-dire leur relation qui conduit à une logique, une cohérence interne." (source : wikipedia)